Informations générales
Entité de rattachement
Le Commissariat à l'énergie atomique et aux énergies alternatives (CEA) est un organisme public de recherche.
Acteur majeur de la recherche, du développement et de l'innovation, le CEA intervient dans le cadre de ses quatre missions :
. la défense et la sécurité
. l'énergie nucléaire (fission et fusion)
. la recherche technologique pour l'industrie
. la recherche fondamentale (sciences de la matière et sciences de la vie).
Avec ses 16000 salariés -techniciens, ingénieurs, chercheurs, et personnel en soutien à la recherche- le CEA participe à de nombreux projets de collaboration aux côtés de ses partenaires académiques et industriels.
Référence
2022-19745
Description de la Direction
L'ACAS (Association Centrale des Activités Sociales) est une association Loi 1901 dont l'objet est de promouvoir, réaliser et gérer toutes les activités sociales, sportives et culturelles destinées au personnel du CEA ainsi qu'à leurs familles, dans le cadre de la politique et des orientations définies par le CCAS (Comité Central des Activités Sociales).
Description de l'unité
Les ALAS, au nombre de 11, sont quant à elles chargées des activités sociales, sportives et culturelles sur le plan local.
Elles sont responsables en termes de gestion et rendent compte régulièrement à l'ACAS.
L'ACAS est administrée par les élus activités sociales du CEA, 15 titulaires, 15 suppléants, représentés au sein du Bureau exécutif ACAS composé d'un Président, un Secrétaire, un Trésorier et un Chargé d'activités par Organisation Syndicale représentative au CEA.
Le Service d'Administration Générale de l'ACAS (SAG) est composé de :
- du Secrétariat central Général (SG) basé à Saclay qui met en œuvre les décisions des élus
- d'un Bureau Local de Gestion (BLG) par centre CEA qui applique les directives du SG et distribue les activités sociales centrales (ainsi que les directives des ALAS et distribue les activités sociales locales)
Description du poste
Domaine
Administration d'entreprise et communication
Contrat
CDI
Intitulé de l'offre
Assistant(e) du SG H/F
Statut du poste
Non Cadre
Description de l'offre
Les missions et objectifs de l'Assistant-e du SG sont définis par l'ACAS et plus particulièrement par le Chef du SAG et de la Responsable de la Coordination des Instances auprès desquels il/elle rend compte de son activité.
Ses tâches lui sont fournies par le Chef du SAG et les 5 Responsables de Secteurs : Production, Réglementation, Coordination des Instances & Communication, Comptabilité, Achat/Patrimoine.
La gestion des priorités est primordiale pour la réussite de l'activité : l'organisation et la fourniture des supports liés aux instances sont à traiter en priorité.
Le respect du rétroplanning annuel indiquant les jalons légaux de l'Association (élections, bilan des comptes, Assemblées Générales…) et les jalons opérationnels de chaque secteur (signature et renouvellement des marchés/allotements, travaux annuels des villages, publication du catalogue, mise en place des notes de réglementation) est essentielle.
SECRETARIAT DU CHEF DU SAG ET DU BUREAU (SOUS LA RESPONSABILITE DE LA RESPONSABLE COORDINATION INSTANCES)
- Accueil et filtrage téléphonique
- Accueil visiteurs
- Organisation de réunions
- Organisation de déplacements
- Frappe et mise en forme de courriers, rapports, comptes rendus…
- Constitution de dossiers
- Création de présentations Powerpoint
- Avis de rendez-vous Horus
- Organisation des déplacements du Bureau et du Chef du SAG (réservations hôtel, train, avion, taxi)
- Archivage des feuilles d'émargements et suivi du tableau de décompte des 450 jours d’absence autorisée des élus
- Logistique des instances (réservation et mise en place des salles, réservation des pauses, feuilles d’émargement, liens de visioconférence)
- Tenue du tableau récapitulatif des membres des commissions
- Intérim en cas d’absence au secrétariat (courrier, commandes)
SECRETARIAT DU SG (EN LIEN AVEC LES 5 RESPONSABLES DE SECTEURS)
PRODUCTION, REGLEMENTATION, COMMUNICATION, COMPTABILITE, ACHAT/PATRIMOINE
- Frappe, correction et mise en forme de : courriers, tableaux, présentations, rapports, contrats, marchés, notes de réglementation
- Mise en place de modèles de courriers (publipostages…)
- Classement et archivage des documents sur les répertoires informatiques partagés
- Accueil visiteurs et avis de RDV Horus
- Organisation et rédaction de comptes rendus de réunions
- Constitution de dossiers
- Organisation des déplacements des collaborateurs SG
GESTIONNAIRE RH (SOUS LA RESPONSABILITE DU CHEF DU SAG)
- Saisie des congés et absences dans FIGGO
- Suivi des échéances et renouvellement des mises à dispositions
- Frappe et mise en forme de courriers, fiches de postes et contrats de travail
- Tenue de l'organigramme du SAG (SG+BLG) sur Visio Standard
- Mise à jour de la liste du personnel
- Organisation des formations du personnel en collaboration avec les organismes formateurs et l'OPCO
- Publication des offres de postes sur POEM en lien avec les services du CEA
Profil du candidat
L'Assistant-e du SG possède une bonne connaissance :
- des éléments de base en matière de droit du travail, RH, relations sociales
- de logiciels tels qu’EXCEL, WORD, POWERPOINT, PROWEB, FIGGO, Visio Standard
Expérience de 5 ans minimum
SAVOIR-ETRE
Gestion des priorités
Réactivité rigueur et discrétion
Bonnes présentation et communication
Capacités de rédaction
Localisation du poste
Site
Saclay
Localisation du poste
France, Ile-de-France
Ville
Avenue du Château d'eau, 91400 Saclay, France
Critères candidat
Langues
Anglais (Notions)
Formation recommandée
BTS Assistante de Direction ou Assistante de Gestion
Demandeur
Disponibilité du poste
01/01/2022
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